Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Книга представляет методологию управления задачами, созданную консультантом по эффективности Дэвидом Алленом в результате двадцатилетней практики работы с руководителями и менеджерами. Первое издание вышло в 2001 году, было переведено на 30 языков, а журнал TIME назвал её лучшей бизнес-книгой по самопомощи своего времени. Методика получила название GTD (Getting Things Done) и обрела популярность среди российских менеджеров ещё до официального перевода 2007 года.

Центр системы составляет принцип освобождения разума от необходимости запоминать текущие дела. Человек переносит все задачи, идеи и обязательства на внешний носитель, будь то бумажный блокнот или цифровое приложение. Мозг, освободившись от функции хранения информации, получает возможность концентрироваться на выполнении задач и генерации новых идей. Аллен называет это состояние «разум как вода» – способность спокойно реагировать на происходящее, сохраняя ясность мышления.

Пять этапов методологии

GTD построена на последовательности из пяти шагов, которые превращают хаос дел в упорядоченную систему. Первый этап – захват всего, что привлекает внимание. Человек фиксирует любую мысль, будь то рабочая задача, личная цель или внезапная идея. Главное – не оценивать и не фильтровать на этом этапе, просто собирать всё в специальные корзины входящих.

Обработка собранного материала составляет второй шаг. Для каждого элемента ставится вопрос: требует ли это действий? Если нет – материал отправляется в архив, список «когда-нибудь» или удаляется. Если да – определяется конкретное следующее действие. Здесь работает двухминутное правило: если задача занимает менее двух минут, её выполняют немедленно. Организовывать такую мини-задачу дольше, чем просто сделать.

Организация – третий этап, где задачи распределяются по спискам в зависимости от контекста выполнения. Одни дела требуют компьютера, другие – телефона, третьи можно сделать только в офисе. Задачи, требующие нескольких действий, превращаются в проекты. Для каждого проекта формулируется желаемый результат и определяется самый первый шаг.

Регулярный обзор системы – четвёртый компонент методики. Аллен рекомендует ежедневно просматривать календарь и списки действий, а еженедельно проводить полную ревизию всех проектов и обязательств. Это поддерживает систему в актуальном состоянии и даёт уверенность, что ничего не упущено.

Пятый этап – собственно выполнение. Выбор конкретной задачи основывается на четырёх критериях: контекст (где вы находитесь), доступное время, уровень энергии и приоритет. Когда все задачи чётко определены и организованы, решение о том, что делать прямо сейчас, принимается легко и естественно.

Философия метода

Аллен, обладатель чёрного пояса по карате, признаёт влияние восточных практик и боевых искусств на свою методологию. GTD можно рассматривать как современное единоборство, позволяющее человеку справляться с информационными перегрузками и постоянными отвлечениями. Система учит не управлению временем, а управлению собственным сознанием.

Методология помогает достичь состояния высокой продуктивности – полной включённости в процесс, похожей на состояние потока у мастеров боевых искусств. Когда разум свободен от беспокойства о незавершённых делах, он работает на пике возможностей. Человек перестаёт тратить ментальную энергию на попытки удержать в памяти десятки задач и может направить её на творчество и решение проблем.

Практическое применение

Переработанное издание книги учитывает реалии современного мобильного мира и убирает устаревшую информацию. Перевод сделан заново с учётом унификации терминологии, по спорным моментам авторы напрямую консультировались с Алленом. Методика адаптируется как для отдельных сотрудников, так и для целых компаний – помогает планировать работу, разбивать крупные цели на понятные шаги и выделять приоритеты.

Книга полезна тем, кто впервые знакомится с концепцией продуктивности без стресса, и преданным последователям техники, желающим быть в курсе всех изменений. GTD позволяет обрабатывать любые идеи, проблемы и задачи по единому принципу, освобождая мозг от необходимости продумывать одно и то же много раз. Результат – спокойствие, контроль и способность действовать с холодной головой даже в условиях высокой нагрузки.

Грант Кардон – «Правило 10X. Технология генерального рывка в бизнесе, профессии, жизни»
Гэри Вайнерчук – «Информационный удар. Как сделать, чтобы в шумном медиамире услышали именно тебя»
Филип Котлер – «Управление маркетингом»