“Мир без электронной почты” (A World Without Email) – краткий обзор книги
Мир без электронной почты представляет утопию, в которой люди занимаются своей обычной профессиональной деятельностью, не используя электронную почту в качестве средства общения, и исследует новый способ работы, не зависящий от мгновенного обмена сообщениями, который, как известно, снижает производительность на рабочем месте.
Ваш обычный рабочий день, вероятно, выглядит примерно так: вы приходите на работу, первый час проверяете электронную почту, а затем переходите к практической стороне дела. Вскоре вы, вероятно, делаете перерыв на кофе, а затем снова проверяете электронную почту. Фактическая работа, выполненная за первую половину дня, не совсем соответствует часам, проведённым в офисе.
В течение дня вы проверяете свой почтовый ящик чаще, чем работаете. Но это нормально, ведь все остальные делают то же самое. Однако потом вы начинаете переживать из-за того, что у вас накопилось слишком много работы. Поэтому вы берете на себя труд оставаться сверхурочно и доделывать работу. Решение может показаться очевидным – просто отключите уведомления.
Однако практика показывает, что сделать это не так-то просто. Вместо этого в книге «Мир без электронной почты» Кэл Ньюпорт утверждает, что нам следует избавиться от почтового ящика в целом и повысить эффективность общения и продуктивность с помощью других средств.
Вот три самых полезных урока из этой книги:
- Электронная почта убивает продуктивность благодаря гиперактивному эффекту рабочего процесса «улья».
- Приложения для выполнения управленческих задач в долгосрочной перспективе гораздо эффективнее электронной почты.
- Когда вы чётко излагаете обязанности сотрудника, больше шансов, что он выполнит их быстрее и лучше.
Давайте продолжим учиться на этих уроках, подробно изучив их ниже!
Мгновенный обмен сообщениями и электронная почта могут резко снизить производительность на рабочем месте.
Все пользуются электронной почтой на работе – так уж сейчас устроено. Электронная почта помогает нам оставаться на связи и способствует сотрудничеству в коллективе. Звучит неплохо? Именно так и думают компании. Однако, похоже, общение через почтовые ящики может принести больше вреда, чем пользы.
В среднем работник проверяет электронную почту каждые шесть минут. Треть рабочего дня мы тратим на навигацию по почтовым ящикам, а среднестатистический работник сферы знаний выполняет продуктивную работу за час и 15 минут в день, согласно исследованию, проведённому компанией RescueTime.
Основная причина этих демотивирующих цифр заключается в том, что электронная почта и уведомления стали для нас как зависимость . И организационная культура подталкивает их к тому, чтобы поддерживать поток совместной работы и повысить скорость реагирования. Намерения, лежащие в основе этой концепции, хороши, но на практике они убивают продуктивность.
Это происходит потому, что мы устроены так, что можем сосредоточиться только на одной вещи за раз. А держать открытыми множество вкладок и работать с информацией в глубине сознания – это не очень хорошо для префронтальной коры. Результат? Снижение внимания, отсутствие сосредоточенности и повышение уровня стресса.
Чтобы повысить продуктивность, мы должны перейти на приложения для управления проектами вместо электронной почты .
Электронная почта – это устаревший инструмент для распределения проектов, и не зря. Они снижают концентрацию внимания, удерживая сотрудников на постоянно открытой вкладке. Мало того, они также становятся беспорядочными и неструктурированными.
Вместо этого у таких бизнесменов, как Питер Друкер, есть лучшие идеи, когда речь идёт об улучшении рабочего процесса. Друкер признавал два типа работы: работники, обладающие знаниями, и работники фабричного типа.
Работники заводского типа наиболее эффективны, когда они делят свою работу на более мелкие части и отвечают за свой небольшой участок деятельности. С работниками, обладающими знаниями, все немного сложнее, потому что вы не можете сказать им, как быть креативными, но вы не можете и контролировать их и подавлять их творческое мышление.
Однако что вы можете сделать, так это вмешаться в то, как они делают вещи, или в их структуру. Такие приложения, как Trello или Flow, специализируются на распределении задач и в значительной степени ограничивают использование электронной почты. Это отличная новость, потому что, как мы все знаем, электронная почта снижает продуктивность.
Обязательно привлеките сотрудников к изменению рабочего процесса и предоставьте им самостоятельность в принятии решений. Всегда уточняйте у них, нравятся ли им изменения, согласны ли они с ними и какие задания они хотели бы получать.
Люди лучше всего работают, когда получают простые, скоординированные задачи .
Электронная почта – отличное средство общения, но что происходит, когда мы не знаем, что передать? Чаще всего они мешают продуктивности . Проблема с электронной почтой заключается в том, что люди чувствуют себя продуктивными, когда пишут и читают ее, хотя на самом деле они совсем не продуктивны.
Много раз агенты по управлению замечали, как люди передают друг другу задания и объяснения, потому что никто не знает, как с ними справляться. Обязанности часто неправильно распределяются, не соответствуют срокам или целям, или двусмысленны для получателя.
По этой причине члены команды распределяют их между собой и тратят драгоценные рабочие часы на перемещение задач, не выполняя их и не доводя до конца. Это явление сводится к одному решению: поручать сотрудникам прямые, структурированные, организованные задачи.
Каждый сотрудник должен получать работу, которую он воспринимает как лёгкую для понимания, выполнения и доведения до конца. Установление сроков – эффективный способ задать стандарты работы, а «политика открытых дверей» – всегда отличная идея для поощрения общения. Лучший способ установить все эти аспекты – это приложения для управления, которые приносят результат.
Мир без электронной почты – познавательная статья о будущем работы без почтового ящика, обмена мгновенными сообщениями и приложений для быстрого совместного написания текстов.
В книге представлена идея рабочего места, где сотрудники получают чётко структурированные задачи и распределённые обязанности, которые они могут выполнять, не возвращаясь к ним через приложения электронной почты.
Все происходит в приложениях для управления, за которыми следят распространители информации, а производительность труда растёт как внешнее воздействие – не правда ли, звучит здорово? Похоже, нам придётся попробовать, чтобы убедиться в этом.
Кому я могу порекомендовать краткое содержание книги «Мир без электронной почты»?
30-летнему работнику, который хочет заглянуть в будущее рабочего дня специалиста по знаниям, 49-летнему руководителю, который хочет создать более продуктивную рабочую среду, или 37-летнему основателю стартапа, который хочет получить конкурентное преимущество, внедрив эффективные практики в своей компании с первых дней.
“Границы” (Boundaries) – краткий обзор книги
“Изобилие” (Abundance) – краткий обзор книги
“Год с Питером Друкером” (A Year With Peter Drucker) – краткий обзор книги
“Женщина, не имеющая значения” (A Woman Of No Importance) – краткий обзор книги
“ИИ 2041” (AI 2041) – краткий обзор книги