Создание эффективной организационной структуры музея

Организационная структура музея представляет собой систему взаимоотношений между различными отделами, руководством и сотрудниками учреждения. Эффективная структура обеспечивает чёткое распределение обязанностей, оптимальную коммуникацию и успешную реализацию миссии музея. Музеи во всем мире применяют разные модели организации — от классических иерархических до современных горизонтальных и матричных.

Исторические модели организации музеев

Исторически музеи развивались как академические учреждения с жёсткой иерархической структурой. В ранних моделях организации ключевую роль играли кураторы и хранители коллекций, чья экспертиза определяла направление работы учреждения.

В XIX и начале XX века большинство музеев функционировали по модели, где директор осуществлял единоличное руководство всеми аспектами деятельности. Подобная централизация власти отражала восприятие музея как храма знаний, где авторитет экспертов был неоспорим.

С развитием музейного дела как профессиональной сферы произошла постепенная специализация функций, что привело к формированию более сложных организационных структур. Появились отдельные департаменты, отвечающие за хранение, исследование, экспонирование и образовательную деятельность.

Традиционная иерархическая структура

Традиционная иерархическая структура музея, до сих пор распространённая во многих учреждениях, обычно состоит из 6-8 основных отделов, находящихся в подчинении директора или группы заместителей директора. Эта модель характеризуется вертикальными линиями подчинения, чётким разделением обязанностей и централизованным принятием решений.

Основные отделы в типичной иерархической структуре:

• Кураторский отдел
• Отдел образования
• Отдел хранения коллекций
• Отдел маркетинга и коммуникаций
• Отдел развития и фандрайзинга
• Отдел безопасности
• Административно-хозяйственный отдел

Управление осуществляется через несколько заместителей директора и финансового директора. Заместитель директора/главный куратор обычно руководит кураторскими отделами, отделом консервации, управлением коллекциями и библиотекой. Финансовый директор контролирует финансы, кадры, службу безопасности, инфраструктуру и музейный магазин. Заместитель директора по развитию руководит работой с посетителями, коммуникациями, членскими программами и фандрайзингом.

Преимущества традиционной иерархической структуры включают чёткость управления, понятное распределение ответственности и эффективный контроль. Недостатки связаны с медленной адаптацией к изменениям, барьерами для горизонтального сотрудничества между отделами и ограниченным потенциалом для инноваций.

Современные подходы к организации музеев

Современные музеи активно пересматривают традиционные организационные структуры, стремясь создать более гибкие, адаптивные и ориентированные на посетителя модели. Этот процесс обусловлен изменением роли музеев в обществе – от хранилищ артефактов к центрам социального взаимодействия, образования и общественного диалога.

Новые подходы к организации музеев ставят во главу угла не коллекции, а взаимодействие с аудиторией. Музеи стремятся разрушить барьеры между отделами, создать более горизонтальные связи и обеспечить участие сотрудников всех уровней в принятии решений.

Пример успешной реорганизации: Оклендский музей Калифорнии (OCMA) в 2011 году осуществил масштабные изменения, создав междисциплинарную и межфункциональную модель, ориентированную на взаимодействие с посетителями и вовлечение сообщества. Новая организационная структура, называемая внутри музея "цветком", была разработана для устранения барьеров, созданных устаревшими методами работы. К 2016 году обновлённая организационная схема поместила "опыт посетителей и общественное участие" в самый центр, тогда как генеральный директор и руководящая команда были представлены только текстовыми ссылками по внешнему периметру схемы.

Типы организационных моделей

Музеи по всему миру используют разнообразные организационные модели, каждая из которых имеет свои преимущества и недостатки. Выбор модели зависит от множества факторов, включая миссию музея, его размер, источники финансирования и культурный контекст.

Иерархическая модель

Иерархическая модель остаётся наиболее распространённой в музейном мире. Она характеризуется вертикальной структурой управления, где власть и ответственность распределяются сверху вниз. В этой модели директор музея находится на вершине пирамиды, а затем следуют заместители директора, руководители отделов, кураторы и другие сотрудники.

Плоская (горизонтальная) модель

Плоская модель характеризуется минимальным количеством уровней управления между руководством и рядовыми сотрудниками. В такой структуре меньше менеджеров среднего звена, а сотрудники имеют больше автономии и возможностей для принятия решений.

Преимущества плоской модели включают более быструю коммуникацию, большую вовлеченность сотрудников и гибкость в адаптации к изменениям. Недостатки могут включать размытие ответственности и трудности с координацией при росте организации.

Матричная модель

Матричная модель сочетает элементы функциональной и проектной организации. Сотрудники одновременно подчиняются руководителю функционального отдела (например, куратору) и руководителю проекта (например, куратору временной выставки).

Эта модель способствует эффективному использованию ресурсов, улучшает межфункциональное сотрудничество и обеспечивает гибкость. Однако она может создавать конфликты из-за двойного подчинения и требует высокого уровня координации.

Круговая или сетевая модель

Некоторые музеи экспериментируют с круговыми или сетевыми моделями организации, где отделы представлены как взаимосвязанные круги или узлы сети, а не как элементы иерархии. Эти модели подчёркивают равноправие и взаимозависимость различных функций музея.

Модель без иерархии

Некоторые теоретики и практики музейного дела предлагают радикально переосмыслить музейную структуру, создав организацию без иерархии, где все работники участвуют в принятии решений и имеют равные права и обязанности.

В такой модели музей может быть организован вокруг пяти основных функций: работа с людьми, работа с объектами, программы, гостеприимство и финансы, а также совет, отвечающий за стратегическое планирование. В центре этих пяти направлений находятся ценности организации, направляющие все решения и действия.

Департаменты и функциональные подразделения

Независимо от выбранной организационной модели, большинство музеев имеют схожие функциональные подразделения, отвечающие за ключевые аспекты музейной деятельности.

Кураторский отдел

Кураторы отвечают за формирование, изучение и интерпретацию коллекции музея. В крупных музеях кураторский отдел часто разделён по дисциплинам или периодам (например, отдел античного искусства, отдел современного искусства и т.д.). Кураторы определяют концепции выставок, осуществляют научные исследования, готовят публикации и участвуют в образовательных программах.

Отдел хранения и консервации

Этот отдел отвечает за физическое сохранение и безопасность коллекции. В его функции входит регистрация предметов, контроль за условиями хранения, консервация и реставрация, а также перемещение экспонатов.

Отдел выставок

Отдел выставок занимается планированием, дизайном и реализацией постоянных и временных экспозиций. Сотрудники отдела работают над пространственным решением выставок, созданием витрин и других элементов экспозиции, подготовкой этикетажа и информационных материалов.

Образовательный отдел

Образовательный отдел разрабатывает и проводит программы для различных аудиторий, включая школьников, семьи, взрослых и специалистов. В его функции входит организация экскурсий, лекций, мастер-классов, семинаров и других образовательных мероприятий.

Отдел маркетинга и коммуникаций

Этот отдел отвечает за формирование бренда музея, продвижение выставок и программ, работу с медиа, социальные сети, рекламу и связи с общественностью. Отдел маркетинга играет ключевую роль в привлечении посетителей и формировании репутации музея.

Отдел развития и фандрайзинга

Отдел развития занимается привлечением финансирования для музея через гранты, спонсорство, членские программы, частные пожертвования и специальные мероприятия. В его функции также входит работа с попечительским советом и крупными донорами.

Административный отдел

Административный отдел обеспечивает повседневное функционирование музея, включая кадровую работу, финансовый учёт, закупки, юридическое сопровождение и общее делопроизводство.

Отдел безопасности и эксплуатации здания

Этот отдел отвечает за физическую безопасность коллекции, посетителей и сотрудников, а также за техническое обслуживание здания, инженерные системы, уборку и другие аспекты эксплуатации.

Отдел цифровых технологий и инноваций

Все больше музеев создают специальные отделы, отвечающие за цифровые инициативы, включая создание и поддержку веб-сайта, цифровых коллекций, мобильных приложений, мультимедийных экспозиций и присутствие в социальных сетях.

Роли и обязанности в музейной структуре

Чёткое определение ролей и обязанностей является ключевым аспектом эффективной организационной структуры музея.

Директор музея

Директор является главным руководителем музея, отвечающим за стратегическое развитие, общее управление и представление музея во внешнем мире. Директор работает в тесном сотрудничестве с попечительским советом, определяет миссию и видение музея, руководит разработкой и реализацией стратегических планов, обеспечивает финансовую устойчивость и формирует команду руководителей.

Согласно стандартам Американского альянса музеев, все музеи должны иметь директора или функциональный эквивалент этой должности, работающего на полную или частичную ставку, получающего зарплату или работающего на добровольной основе, которому делегированы полномочия для повседневного управления учреждением.

Заместители директора

В крупных музеях директору помогают несколько заместителей, отвечающих за различные аспекты деятельности музея. Типичные позиции включают:

• Заместитель директора по научной работе / главный куратор
• Заместитель директора по выставочной деятельности
• Заместитель директора по образовательным программам
• Заместитель директора по развитию
• Заместитель директора по административным вопросам / главный операционный директор
• Финансовый директор

Кураторы

Кураторы отвечают за формирование, изучение и интерпретацию коллекции. Они проводят научные исследования, разрабатывают концепции выставок, готовят публикации, работают с художниками и другими внешними партнёрами, а также участвуют в образовательных программах.

Регистратор и хранители

Регистратор и хранители отвечают за документацию, сохранность и доступность коллекции. Они ведут учёт предметов, контролируют условия хранения, организуют перемещение экспонатов и обеспечивают соблюдение стандартов хранения.

Реставраторы и консерваторы

Эти специалисты отвечают за физическое сохранение предметов коллекции, проводя консервационные и реставрационные работы, мониторинг состояния экспонатов и разработку стратегий превентивной консервации.

Дизайнеры выставок

Дизайнеры выставок разрабатывают пространственное решение экспозиций, создают витрины и другие элементы выставочного оборудования, работают над освещением, цветовыми решениями и графикой.

Музейные педагоги

Музейные педагоги разрабатывают и проводят образовательные программы для различных аудиторий, создают методические материалы, работают с учителями и другими партнёрами в сфере образования.

Специалисты по маркетингу и коммуникациям

Эти сотрудники отвечают за продвижение музея и его программ, работу с медиа, ведение социальных сетей, рекламу и связи с общественностью.

Персонал по работе с посетителями

Включает кассиров, гардеробщиков, смотрителей, сотрудников информационной стойки, музейного магазина и кафе, обеспечивающих комфортное пребывание посетителей в музее.

Модели управления музеями

Модель управления музея определяет, как осуществляется стратегическое руководство учреждением и как распределяются властные полномочия.

Государственное управление

Во многих странах национальные и муниципальные музеи находятся под прямым государственным управлением. Они финансируются из государственного или местного бюджета и подчиняются соответствующим министерствам или департаментам.

Уровень государственного контроля различается от страны к стране. Во Франции, например, государство традиционно осуществляет больший контроль над музеями. Ряд национальных музеев в Париже функционирует под руководством полуавтономного административного совета с исполнительным председателем, который несёт двойную ответственность за политику и исполнительные вопросы.

Управление через попечительский совет

В Великобритании и странах, следующих англо-американской модели, государственные музеи обычно имеют большую автономию. Национальные музеи Великобритании получают средства от национального правительства, но каждый музей был создан в соответствии со своим собственным законодательством, которое уполномочивает совет попечителей (номинально независимый от правительства) управлять и привлекать средства, а также определять политику музея.

Смешанная модель

Многие музеи сегодня функционируют в рамках смешанной модели управления, сочетающей элементы государственного и общественного контроля. Например, музей может быть государственным учреждением, но иметь попечительский совет с существенными полномочиями или несколько независимых фондов, поддерживающих его деятельность.

Частное управление

Частные музеи управляются независимыми организациями, фондами или частными лицами. Они часто создаются как некоммерческие организации с собственными органами управления. С 1970-х годов наблюдается заметное увеличение числа частных музеев, однако даже некоторые из них имеют корпоративный статус в соответствии с общим законодательством и получают государственные средства.

Требования к руководящему органу музея

Согласно стандартам Американского альянса музеев, руководящий орган музея должен:

• Постоянно обновлять состав, привнося новых людей и новые идеи
• Отражать разнообразие сообществ, которым он служит
• Обеспечивать возможности для внешнего вклада, чтобы руководящий орган был подотчётен этим сообществам
• Обеспечивать оценку членов руководящего органа по их результатам и исключение неэффективных членов

Взаимосвязь миссии и организационной структуры

Эффективная организационная структура музея должна отражать и поддерживать его миссию и стратегические цели. Миссия музея – это основополагающее заявление о его предназначении и ценностях, определяющее все аспекты его деятельности.

Структура музея может меняться в зависимости от эволюции его миссии. Например, если музей смещает акцент с сохранения коллекций на взаимодействие с сообществом, его организационная структура должна адаптироваться, чтобы отразить это изменение приоритетов.

Многие музеи создают структуры, которые отражают и, в идеале, способствуют реализации их стратегического направления. Учитывая довольно общий набор стратегических направлений, которые описывают директора, неудивительно, что существует ряд общих элементов в том, как развиваются структуры музеев.

Интересный подход к интеграции миссии и структуры демонстрирует модель, предложенная некоторыми теоретиками музейного дела, где в центре организационной схемы находятся ценности музея, а вокруг них группируются основные функциональные направления.

В этой модели музей может быть организован вокруг пяти основных функций: работа с людьми, работа с объектами, программы, гостеприимство и финансы, а также совет, отвечающий за стратегическое планирование. В центре этих пяти направлений находятся ценности организации, направляющие все решения и действия.

Примеры эффективных организационных структур

Оклендский музей Калифорнии (OCMA)

В 2011 году Оклендский музей Калифорнии осуществил масштабные изменения, создав междисциплинарную и межфункциональную модель, ориентированную на взаимодействие с посетителями и вовлечение сообщества. Новая организационная структура, называемая внутри музея "цветком", была разработана для устранения барьеров, созданных устаревшими методами работы.

К 2016 году обновлённая организационная схема поместила "опыт посетителей и общественное участие" в самый центр, тогда как генеральный директор и руководящая команда были представлены только текстовыми ссылками по внешнему периметру схемы. Более децентрализованная структура "цветка" позволила этому общественно ориентированному учреждению лучше служить своему сообществу и взаимодействовать с ним.

Музей Гленбоу

Роберт Джейнс разработал и внедрил круговую модель для музея Гленбоу в 1990-х годах. Он документировал успехи и трудности этого подхода в книге "Музеи и парадокс перемен" (1995, пересмотрена в 1997 и 2013 годах).

Модель Джейнса включала объединение образовательного и кураторского отделов в единый департамент развития программ и выставок. Этот подход способствовал более тесному сотрудничеству между ранее разрозненными функциями и позволил создать более целостный подход к созданию выставок и программ.

Музей изящных искусств Тайбэя (TFAM)

Музей изящных искусств Тайбэя представляет пример структуры, сочетающей элементы традиционной иерархии с более современными подходами к организации. TFAM находится в подчинении Департамента культуры и является административным учреждением второго уровня правительства города Тайбэй.

Структура TFAM включает одного назначенного директора и одного заместителя директора, а также пять департаментов и три офиса: Исследовательский департамент, Выставочный департамент, Департамент коллекций, Департамент образования и общественных услуг, Департамент маркетинга и связей с общественностью, Офис административных услуг, Бухгалтерский офис, Кадровый офис и Офис государственной этики.

Междисциплинарные команды и коллаборативные подходы

Современные тенденции в организации музеев все больше отходят от строгого функционального разделения в сторону междисциплинарных команд и коллаборативных подходов. Это отражает растущее понимание того, что создание качественного музейного опыта требует интеграции различных экспертиз и точек зрения.

Проектные команды

Многие музеи создают временные проектные команды для работы над конкретными выставками или инициативами. Такие команды могут включать кураторов, дизайнеров, музейных педагогов, маркетологов и других специалистов, работающих вместе над единой целью.

Проектные команды позволяют объединить различные перспективы и экспертизу, стимулируют инновации и способствуют более целостному подходу к созданию выставок и программ.

Кросс-функциональные рабочие группы

Музеи часто формируют постоянные кросс-функциональные рабочие группы для решения вопросов, затрагивающих несколько отделов, таких как цифровые инициативы, доступность или устойчивое развитие.

Эти группы обеспечивают платформу для диалога и сотрудничества между различными отделами, способствуют обмену знаниями и разработке комплексных решений.

Горизонтальные связи

Даже в рамках традиционной иерархической структуры многие музеи стремятся развивать горизонтальные связи между отделами и поощрять неформальное сотрудничество.

Как показало исследование организационных схем музеев, многие директора отмечают, что фактические рабочие отношения в организации не всегда точно отражаются в организационной схеме, поскольку существует проблема визуализации этих горизонтальных подходов к работе.

Адаптация структуры к размеру и типу музея

Организационная структура музея должна соответствовать его размеру, типу коллекции, миссии и доступным ресурсам. Не существует универсальной модели, подходящей для всех музеев – каждое учреждение должно разработать структуру, отвечающую его уникальным потребностям и обстоятельствам.

Малые музеи

Малые музеи обычно имеют ограниченный штат, где один сотрудник может выполнять несколько функций. В таких музеях часто отсутствует сложная иерархия, а директор непосредственно руководит всеми аспектами деятельности.

Для малых музеев особенно важно чётко определить приоритеты и сфокусироваться на ключевых функциях, соответствующих их миссии. Они часто полагаются на волонтёров для выполнения многих функций и могут сотрудничать с внешними партнёрами для реализации специализированных проектов.

Средние музеи

Средние музеи обычно имеют более дифференцированную структуру с выделенными отделами и специализированным персоналом. Они могут использовать различные организационные модели, включая традиционную иерархию, матричную структуру или более плоскую модель с акцентом на межотдельное сотрудничество.

Средние музеи должны найти баланс между специализацией и гибкостью, обеспечивая эффективное использование ограниченных ресурсов и возможности для профессионального роста сотрудников.

Крупные музеи

Крупные музеи обычно имеют сложную организационную структуру с множеством отделов, уровней управления и специализированных функций. Они часто организованы по функциональному принципу, с отдельными департаментами для кураторской работы, образования, хранения, маркетинга и т.д.

Для крупных музеев особенно важно обеспечить эффективную координацию между различными отделами и избежать формирования изолированных "силосов". Многие крупные музеи внедряют матричные структуры, проектные команды и другие механизмы для поощрения межфункционального сотрудничества.

Специализированные музеи

Музеи различных типов – художественные, исторические, научные, детские и т.д. – могут требовать различных организационных структур, отражающих специфику их коллекций и аудитории.

Как выбрать подходящее место для галереи
Разработка стратегий роста для галерей и музеев
Создание программ лояльности для постоянных посетителей музея