“Высокоэффективные инструменты для команд” (High-Impact Tools for Teams) – краткий обзор книги
High-Impact Tools for Teams направлена на борьбу с повторяющимися проблемами управления проектами, возникающими в командах и особенно во время совещаний, которые имеют тенденцию становиться хаотичными и отклоняться от своей первоначальной цели, с помощью Team Alignment Map, решения, предложенного авторами.
Приходилось ли вам участвовать в совещаниях, где инициативу проявляли только менеджеры ? Где они говорят на заданные темы, а вы чувствуете, что ваша единственная цель – просто присутствовать? А может быть, вы были настолько отстранены, что не знаете о темах совещания? Возможно, вы менеджер, который расстроен тем, что ваши встречи становятся скучными и неструктурированными.
Как бы то ни было, «Высокоэффективные инструменты для команд» Стефано Мастроджакомо поможет вам! В книге представлен ряд высокоэффективных практик, которые каждый может использовать в своих командах для повышения мотивации, поощрения инициатив и решения наиболее распространённых проблем управления проектами. Одно из самых важных предложений этой книги – Карта выравнивания команды, которую мы подробно рассмотрим ниже.
А пока вот три моих любимых урока из книги:
- Во-первых, предвидьте наиболее распространённые проблемы во время совещаний, чтобы предотвратить их возникновение.
- Карта согласования команд – это инструмент, который помогает командам эффективно достигать целей SMART и выполнять проекты.
- Наличие повестки дня перед началом совещания может помочь вам свести к минимуму потерю времени.
Теперь, когда мы ознакомились с этими ценными уроками, мы подробно рассмотрим каждый из них, чтобы узнать больше важной информации!
Большинство встреч непродуктивны, но, узнав, что делает их такими, вы сможете предотвратить это.
Большинство людей ненавидят встречи, и не зря. Обычно совещание – это время, когда члены команды собираются вместе, чтобы обсудить определённую тему, но в итоге обходят ее стороной и болтают о всякой ерунде. Согласно исследованиям, проведённым компанией Atlassian, примерно половина собраний непродуктивна и считается пустой тратой времени.
Как же изменить ситуацию и использовать ресурсы, задействованные в процессе, с большей пользой? Ответ прост: Отказаться от командных совещаний и вместо них использовать другие инструменты коммуникации. Конечно, командная работа и общение закладывают основу любого успешного проекта, поэтому менеджеры должны найти более интерактивные способы взаимодействия со своими сотрудниками.
К этому моменту становится ясно, что совещания не повышают уровень коммуникации и взаимодействия. Это происходит потому, что члены команды часто боятся высказаться и сказать какую-нибудь глупость, особенно в присутствии коллег. Кроме того, командные роли часто неоднозначны, оставляя простор для интерпретации, что делает командную деятельность несогласованной и неструктурированной.
Проще говоря, никто не знает, что должен делать другой человек, не говоря уже о себе. По этой причине авторы предлагают использовать карту согласованности действий команды (TAM). Этот инструмент облегчает планирование и командную работу, представляя чёткую структуру команды и ее деятельность в любой момент времени.
Используйте карту согласованности действий команды, чтобы вести проекты более гладко и быстрее достигать целей.
Теперь, когда я представил TAM, пришло время разложить ее на простые слова и посмотреть, как вы можете начать использовать ее прямо сейчас, чтобы лучше управлять командой людей! Во-первых, TAM помогает людям планировать и оценивать. Она состоит из диаграммы с четырьмя колонками и заголовка с Миссией и Периодом. В строке «Миссия» вы можете добавить повестку дня встречи, а во вкладке «Период» – временные рамки встречи.
Заголовок с самого начала проясняет структуру встречи и позволяет участникам составить представление о ней. Вкладка Миссия должна вдохновить их и заставить понять смысл проекта . Вкладка «Период» помогает определить, как долго будет длиться проект. Четыре столбца распределены следующим образом:
- Совместные цели – это колонка, которая отвечает на вопрос, чего вы собираетесь достичь вместе и что необходимо сделать. Здесь вы должны поставить SMART-цели и краткосрочные задачи для их достижения.
- Столбец «Совместные обязательства» – это столбец, в котором нужно написать своё имя и подобрать задачи, составляющие конечные цели.
- В столбце «Совместные ресурсы» указаны ресурсы, которые будут использоваться в процессе, и то, что нужно каждому участнику для выполнения его задачи.
- Совместные риски – это столбец, в котором оцениваются проблемы, которые могут возникнуть в процессе работы и повлиять на благополучие команды или проекта. Здесь вы проектируете потенциальные риски, чтобы иметь возможность их предотвратить.
Перед каждой встречей подготовьте повестку дня, чтобы сократить непродуктивное время.
Не секрет, что любой план может помочь вам уменьшить неопределённость, поэтому подготовка повестки дня, несомненно, пойдёт на пользу вашему совещанию. Но, к сожалению, большинство встреч проходят впустую из-за плохого планирования и структурированной повестки дня. Поэтому лучше с самого начала определить, сколько времени вы хотите потратить на ту или иную тему.
Наметьте все временные интервалы и другие важные темы, которые вы хотите обсудить на встрече, до ее начала. Таким образом, вы проясните для членов вашей команды , как все будет проходить в течение дня. Кроме того, озвучьте, чего вы ждёте от них во время встречи и что хотите получить в итоге. Один из примеров – планирование конкретного проекта в компании.
Хорошая повестка дня состоит примерно из 10 минут вступления по теме. Тридцать минут отводится на заполнение TAM. Ещё 30 минут отводится на устранение неясностей и вопросов. Во время встречи обязательно общайтесь с членами команды, пусть каждый выскажет своё мнение раньше других, по крайней мере на две минуты. Вы можете оставить место для обсуждения и взаимодействия членов команды после вводной части.
«Высокоэффективные инструменты для команд» предлагает ценные советы по проведению более эффективных совещаний и повышению производительности труда на рабочем месте. Книга поможет любому менеджеру или руководителю команды оживить коллектив и предложить лучшее направление. Мотивируя членов команды интересными задачами для достижения конечных целей, вы затронете тему SMART-целей. Карта согласования команд и многие другие советы по управлению проектами. Автор также предлагает практическое руководство по существенному преобразованию своего рабочего места.
Кому я могу порекомендовать краткое изложение «Высокоэффективные инструменты для команд»?
30-летнему руководителю команды, который хочет научиться проводить более эффективные совещания, 50-летнему генеральному директору, который хочет мотивировать свою организацию и перейти к более эффективному стилю управления. И наконец, 35-летний менеджер, который хочет добиться успеха в своём новом проекте, ищет совета в этом направлении.
“Успех найма” (Hiring Success) – краткий обзор книги
“Элегия деревенщины” (Hillbilly Elegy) – краткий обзор книги
“Привычки высокой эффективности” (High Performance Habits) – краткий обзор книги
“Скрытый потенциал” (Hidden Potential) – краткий обзор книги
“Здоровье на 100” (Healthy at 100) – краткий обзор книги