“Автоматизируйте свою занятость” (Automate Your Busywork) – краткий обзор книги

Выросший на небольшой оливковой ферме в сельской местности Турции, Айтекин Танк проникся любовью к системам. «Там, где люди беспорядочны, сложны и склонны к ошибкам, система обеспечивает последовательность и предсказуемость», – говорит он. Превратив ферму своей семьи в «хорошо отлаженную машину», Танк изучал информатику в США, а затем создавал формы на первых веб-сайтах.

Автоматизация создания форм положила начало Jotform, компании, которую Танк основал и которой руководит 17 лет спустя. Jotform помогает 20 миллионам пользователей автоматизировать всевозможные процессы, от оформления заказа в интернет-магазине до создания викторин и подписания трудовых договоров. Если вы тоже хотите создать свой бизнес или просто избавиться от надоевших задач, то книга Automate Your Busywork сделает вас экспертом в области автоматизации.

Вот 3 урока из книги, которые помогут вам меньше беспокоиться о продуктивности, быстрее масштабировать свою работу и сосредоточиться на значимых задачах:

1. Потратьте время на то, чтобы отличить осмысленную работу от занятой.
2. Освойте «Маховик автоматизации» за 3 шага, чтобы сократить количество занятой работы.
3. Получите пользу от автоматизации вне работы, применив ее к творчеству, памяти и даже внутреннему миру.

Давайте станем мастерами автоматизации!

Автоматизируйте резюме о своей занятости

Отделите осмысленную работу от занятой и проведите аудит последней.

В «Алисе в Стране чудес» Алиса заблудилась, затем спросила дорогу, но Чеширский кот, не имея направления, мог только сказать ей: «Неважно, в какую сторону ты пойдёшь». Точно так же, чтобы избавиться от утомительных задач, вы должны знать, что раздражает, утомляет и повторяется, а что является значимым, важным и увлекательным. Если вы не будете ясно видеть, то заблудитесь в лесу занятости.

Чтобы обрести эту ясность, потратьте 15 минут на то, чтобы записать свои самые страшные задачи. Ваша интуиция уже подсказывает, и этот первоначальный список «Исправить» – отличная отправная точка. Во второй половине этих 15 минут определите значимую работу с помощью 3 вопросов:

1. Что вам нравится делать больше всего?
2. Для чего бы вы хотели сэкономить свои мозговые силы?
3. Что приносит наибольшую пользу?

Далее проведите «аудит занятости», чтобы понять, что нужно автоматизировать в первую очередь, используя тот временной интервал, который кажется вам наиболее удобным:

1. Почасовая – после каждого часа работы делайте паузу, чтобы записать, насколько ценным было это занятие и что вы чувствуете при его выполнении.
2. Периодически – останавливайтесь в 3-4 переломных моментах в течение дня, чтобы записать разочарование, сколько времени вы провели в потоке , и какие неожиданные задачи всплыли.
3. Ежедневно – Уделите 10 минут в конце дня, чтобы записать, выполнили ли вы то, что наметили.
4. Сравнение – В конце дня сделайте несколько заметок о том, как вы планировали провести день, и как он прошёл на самом деле.

Отслеживание того, как вы выполняете занятую работу по сравнению с важной работой в течение нескольких дней, даст вам идеи для автоматизации на несколько недель – и вот тогда вы начнёте работать!

Поймите трёхкомпонентный «Маховик автоматизации», чтобы начать устранять занятость и превратить автоматизацию в образ жизни.

Как только вы составите список задач, которые нужно автоматизировать, вы сможете приступить к работе с моделью Танка «Маховик автоматизации».

(Изображение взято из книги)

Модель состоит из 3 этапов, состоящих из 2 шагов каждый:

1. «Разделяй и властвуй» : Сначала вы определяете, почему и как вы чувствуете себя перегруженным, затем вы разбиваете задачу на ряд шагов, рабочий процесс, который можно автоматизировать.
2. Design & Implement : Нарисовав визуальную карту рабочего процесса, вы внедряете автоматизацию, используя новейшую технологию, которая соответствует вашим критериям.
3. Refine & Iterate : Как только автоматизация будет запущена, вы определите соответствующие метрики для измерения ее успеха, а затем продолжите тестирование, изменения и улучшения по мере продвижения.

В этой модели, которую Танк совершенствовал десятилетиями, есть много интересного, но пока давайте вспомним, что, во-первых, автоматизация – это непрерывный процесс. Это отражает японскую философию «Кайдзен „, что переводится как “непрерывное совершенствование».